Kvinnligt ledarskap och kaizen – så blev det en framgång

Kvinnligt ledarskap och kaizen – så blev det en framgång

Hur är det att vara kvinnlig ledare inom industri och produktion? Och det på en fabrik som vuxit från ett litet snickeri till en arbetsplats med över 250 anställda. För Wioleta Kowalik handlar det om en balans av både självförtroende och kunskap, blandat med typiskt kvinnliga egenskaper – och kaizen.
I en bransch som ofta är starkt mansdominerad kan det som kvinna vara svårt att vara chef. Men för Wioleta Kowalik på AJ Produkters fabrik AJ Furniture Factory (AJFF) i Polen är det ingen tvekan om att hon ser just att hon är kvinna som en av fördelarna i sin chefs- och ledarroll. Med 15 år i bolaget och som fabrikschef sedan oktober 2022 menar hon att det är just några av de mer klassiskt kvinnliga egenskaperna hos henne som bidrar till att hon lyckats i sin roll under det gångna året.

– När jag ser tillbaka på min karriär inom tillverkningsindustrin är jag medveten om att det svåraste har varit att komma till en balanserad nivå av självförtroende och kunskap. Det tog mig tid att inse att typiskt kvinnliga kvaliteter, som att uppfatta andras behov, känslighet, tålamod och vilja att hitta ett kompromiss, är lika nödvändiga i affärslivet som teknisk kunskap. 
Hon menar att dessa egenskaper hjälper till att upprätthålla en balans i utvecklingen av företaget.

– De största barriärerna jag ser ligger inom oss själva, och att övervinna dem och lita på vår intuition ger oss en chans att följa vår egen väg, trots stereotyperna som omger oss.

På AJFF är fyra av sju i ledningsteamet kvinnor, en fördelning som Wioleta tycker är en bra balans. Tillsammans leder de fabriken, som sedan 1996 är en del av AJ-koncernen, i Redzikowo som ligger strax utanför den lilla polska staden Slupsk. Här tillverkar man majoriteten av AJ Produkters träprodukter i en fabrik som nyligen utökades med 8600 kvadratmeter, och som nu totalt består av 27 000 kvadratmeter uppdelat på bland annat två produktionshallar och lager.  
En fabrik i polen

Kaizen och lean production 

Det som en gång var ett litet snickeri är idag en fabrik som varje vecka skickar omkring 25-30 lastbilar med möbler till AJ Produkters centrallager i Halmstad. Med Wioleta Kowalik i täten utvecklar man ständigt fabriken för att effektivisera produktionen och förbättra processer – men också hur företaget leds. 
– Vår organisation har ett integrerat ledningssystem baserat på ständiga förbättringar. Detta är också ett av våra företags viktigaste värden, så kaizen och lean är mycket viktigt för oss.

Kaizen kommer från det japanska ordet för ”förbättring” och är ett begrepp inom verksamhetsstyrning. Det handlar om hur man arbetar för att konstant sträva efter en kontinuerlig utveckling genom många mindre modifieringar - och inte genom stora och radikala sådana. Det kan vara både genom förbättring av personalens hälsa och välmående som att förkorta onödigt långa arbetsmoment. Målet är att minska slöseri inom exempelvis tillverkning. Lean production myntades likt kaizen av japanen Taiichi Ohno när man efter andra världskriget skulle ställa om Japans militära industri till civil sådan. Lean production är en arbetsmetod som går ut på att effektivisera arbetssätt, skala bort svinn, dvs göra produktionen mer lean, i form av exempelvis onödig tidsåtgång och överflödiga resurser samt maximera produktiviteten.

På AJFF är kaizen och lean en självklarhet inom hela företaget och ett sätt att konstant vara på tårna när det kommer till produktionen och ligga i framkant. Varje process övervakas på en daglig, vecko-, månads- och årlig basis. Om målen inte efterlevs vidtas omedelbart åtgärder för att förbättra processer och man samarbetar aktivt inom organisationen med varje avdelning för att eliminera avvikelser. 

I produktionshallarna används IT-system men också fysiska processtavlor i form av Kamishibai-tavlor för att avdelningscheferna snabbt ska kunna få en överblick över den aktuella situationen på golvet.  
– Varje dag går samtliga chefer en rundtur genom alla fabrikens avdelningar och får en översikt över dagens arbete. Man kollar då på och diskuterar ämnen som arbetssäkerhet, kvalitet, tillgänglighet, tekniska frågor och underhållsfrågor. På processtavlorna kan även fabrikspersonalen själva exempelvis markera om ett problem har uppstått i ett produktionssteg, något som granskas under de dagliga rundturerna, säger Wioleta. 

Man arbetar just nu med att digitalisera processtavlorna så att allt ska finns online och kan visas på TV-apparater, förhoppningsvis innan årets slut.

Teknologi i framkant

Under 2021 implementerades ett system som kallas Proxia i produktionen, bestående av tre processer, MES (Manufacturing Execution System), CMMS (datoriserat underhållshanteringssystem) och APS (avancerat planeringssystem).

– Under en produktionsvecka producera vi totalt runt 3500 ordrar. Tack vare systemet kan vi styra varje produktionsorder ned till sekunden och maskinernas funktion.

Utöver det finns det Proxia-datorer som personalen använder vid varje arbetsstation där allt arbete loggas kontinuerligt under hela dagen. Det innebär att allting registreras och kan kontrolleras i realtid och att de vet exakt vilket stadie av produktionen de befinner sig.

– Om det uppstår ett plötsligt fel i en maskin eller ett problem uppkommer på fabriken får jag omedelbart ett meddelande om det och vi kan vidta åtgärder direkt, säger Wioleta.

Alla kan vara med och påverka

Ett annat sätt man jobbar med effektivisering och utveckling är att de anställda kan vara med och påverka. Personalen på AJFF uppmuntras att själva komma med förslag om förbättringar, oavsett om det handlar om systemen de arbetar med eller mindre saker som påverkar deras vardag på jobbet. Aneta Magdziarek är HR-chef på AJFF och menar att det är viktigt att personalen känner att de har möjlighet att hjälpa till och utveckla företaget. De som arbetar på golvet ser saker på andra sätt och från andra vinklar än vad arbetsledarna gör och det är något man gärna tar till vara på.

– Vi har ett system vid processtavlorna där vem som helst kan skriva upp en idé. Det kan handla om allt från hälso- och säkerhetsområden till miljöfrågor. Efter det pratar vi i ledningen om förslagen och vad vi skulle kunna göra med det. Leder idén till någonting konkret så får den anställda som kom med idén en bonus av något slag.  

Att vara närvarande som ledare

För Wioleta är det viktigt att de anställda känner att hon och de andra i ledningsteamet och avdelningscheferna är närvarande under det dagliga arbetet. Mestadels av tiden under sin arbetsdag är hon på kontoret men är mån om att varje dag gå på en fabriksvandring i båda produktionshallarna om så bara för att kolla läget och prata lite med de anställda.

– Vid skiftbyte har avdelningschefen alltid ett kort avstämningsmöte där man går igenom arbetsuppgifter, uppsatta mål osv. Men det är viktigt att även kunna ha spontana samtal med personalen. Produktionen är företagets hjärta, men det mest värdefulla vi har är våra anställda.

MES är ett datorsystem för produktionshantering som används av tillverkningsföretag.

CMMS är en programvara som hjälper till att planera, spåra och hantera underhållsarbeten för olika typer av maskiner, fordon och andra tillgångar.

APS är ett planeringssystem som hjälper företag att optimera sin produktion, distribution och lagerhållning.

Få nyheter och inspiration direkt till inkorgen

Prenumerera på nyhetsbrevet och få erbjudanden och tips kring hur du kan förbättra arbetsmiljön för dig och dina medarbetare. Det är helt gratis och du kan enkelt avsluta prenumerationen när som helst. 
*När du prenumererar på vårt nyhetsbrev så godkänner du vår integritetspolicy.