Integritetspolicy

Vi på AJ Produkter strävar efter att bygga långvariga relationer med alla som handlar av oss, med företag/organisationer och deras representanter såväl som med enskilda konsumenter. Våra kunder är det viktigaste vi har och kommer därför alltid att behandla personuppgifterna med största försiktighet och i enlighet med Dataskyddsförordningen.

Ta gärna del av vår integritetspolicy nedan om du vill veta mer om hur och varför vi samlar in och använder din personliga information. Där kan du även läsa om hur du gör för att begära ut, ändra eller begära radering av sådan information. Vår strävan är att våra processer och IT-system är i linje med både svensk integritetslagstiftning (t.ex. Dataskyddslagen) och EU:s Dataskyddsförordning (dvs. GDPR), vilken trädde i kraft den 25 maj 2018.

Se mer info om GDPR på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats

AJ Produkter och Dataskyddsförordningen (GDPR)

Kontaktinformation och personuppgifter

Kundkontaktinformation, vilka uppgifter samlar vi in, hur samlas de in och varför?

När du handlar hos oss som en kontaktperson åt ett företag uppger du dina personuppgifter som namn, e-postadress och telefonnummer. En konsument/privatperson uppger oftast även sin hemadress.

Informationen används av AJ Produkter först och främst för att kunna ge dig som kund en bra kundupplevelse genom hela beställningen: presentation av vårt sortiment, orderläggning, leverans, eventuell reklamation/garantiärenden samt utveckling av vårt erbjudande och IT-processer.

I våra kontakter med dig dokumenterar vi kommunikationen. Dialogen med dig i egenskap av kund förs över telefon, e-post, chatt, brev och fysisk kontakt samt genom digitala medier. Vi dokumenterar kommunikationen för att kunna följa upp kundärenden, hantera alla ärenden som uppkommer under din kundresa hos oss, såsom köp/orderläggande, reklamationer, garantiärenden eller andra klagomål/åsikter som du har rätt att föra fram till oss.

Ansvar

Datainsamling och lagring

Vilken information samlar vi in, till vilket ändamål och hur länge lagras informationen?

Några av dina personuppgifter kommer vi att behandla för att det är ett krav i lag att vi behandlar dem. Andra personuppgifter kommer vi att behandla för att vi ska kunna ingå ett avtal med dig och för att därefter uppfylla alla våra löften köpeavtalet innebär.

Huvudändamål: Fullgöra vårt avtal med dig

De personuppgifter som är nödvändiga för att vi ska kunna ingå ett avtal med dig och sedan fullgöra våra avtalsenliga skyldigheter listas nedan. Denna insamling av personuppgifter sker med stöd av den rättsliga grunden för avtalets fullgörande.

2. Underliggande ändamål

För att kunna uppfylla och fullgöra våra skyldigheter enligt köpeavtalet måste vi hantera dina personuppgifter i samband med beställningar och leverans (inklusive avisering och kontakter rörande leveransen). I vissa fall kommer vi även att hantera reklamations- och garantiärenden och de personuppgifter som samlas in därigenom. Vid hantering av bokningar av tjänster, t.ex. bokning av montering, hemleverans och eventuell inbärning, kommer ytterligare personuppgifter möjligen att hanteras. Samtliga ändamål ovan är separata och individuella behandlingar av personuppgifter.

3. Personuppgifterna

De personuppgifter som hanteras för att kunna fullgöra köpeavtalet är:

• Namn
• E-postadress
• Adress
• Telefonnummer
• Betalningsuppgifter

Om du är en företagskund kommer kategorierna av personuppgifter ovan även behandlas avseende den medarbetare som du har angivit som kontaktperson.

4. Lagringstid

Informationen lagras och bearbetas genom rättsligt stöd av ett bindande avtal.

Tidsperioden för datalagring av företags- och kundkontaktinformation baseras på hur ofta våra kunder handlar hos oss samt den garantitid som våra produkter har. Beroende på vilken vara du har köpt från oss kan därför lagringstiden variera mellan sju (7) år och trettio (30) år.

Efter det att garantitiden har löpt ut sparas dina personuppgifter i upp till tolv (12) månader, därefter anonymiseras den. Anonymiseringsprocessen sker månadsvis. Personuppgifter och kundinformation som är äldre än tolv (12) månader som har öppna saldon behålls orörd och eventuell anonymisering utvärderas månadsvis.

Tidsperioden för datalagring av information om privatpersoner baseras på åtagandet gentemot dig som konsument. När beställningen är genomförd, levererad, betald och reklamations- samt garantiperiod är utgången raderas alternativt anonymiseras informationen. Om informationen anonymiseras är den inte längre identifierbar och därför inte heller en personuppgift.

Vi kommer dock att behandla dina personuppgifter så länge det krävs för att hantera eventuella reklamations- och garantiärenden eller den längre tid därefter som är nödvändig för att hantera ett sådant ärende.

Huvudändamål: Skapande av kundprofil

1. Rättslig grund
För att kunna genomföra ett köp hos oss måste du skapa en kundprofil. Detta för att vi t.ex. ska kunna hålla våra garantier m.m. (se ytterligare information nedan). Denna insamling av personuppgifter sker med stöd av den rättsliga grunden avtalets fullgörande.

2. Underliggande ändamål
För att möjliggöra ett köp och därmed en avtalsrelation behöver kunderna skapa en kundprofil på AJ Produkters webbplats via Mina Sidor. Anledningen är att AJ Produkter ska kunna hålla garantier och dokumentera kundärenden. Du ansvar vid var tid att uppdatera samtliga uppgifter om de skulle komma att ändras.

3. Personuppgifter
De personuppgifter som hanteras för att kunna skapa en kundprofil på mina sidor är:

• Namn
• E-postadress
• Telefonnummer
• Adress
• Personnummer (om ditt företag är en enskild firma)

4. Lagringstid
AJ produkter kommer att behandla de personuppgifter som krävs för att hålla din kundprofil aktiv så länge du är kund och har pågående ärenden med oss (t.ex. garantiärenden eller klagomål) och under den tid som du använder de digitala tjänsterna och för en tid om tolv (12) månader därefter för samma syfte, sedan anonymiseras den. Anonymiseringsprocessen sker månadsvis. Kommunikation som har lämnats i våra digitala kanaler sparas tillsvidare.

Huvudändamål: Distribution av nyhetsutskick

1. Rättslig grund och ändamål
De personuppgifter som är nödvändiga för att möjliggöra utskick av nyhetsbrev listas nedan. Denna
insamling av personuppgifter sker med stöd av den rättsliga grunden intresseavvägning. AJ Produkter
har ett berättigat intresse av att kommunicera nyheter med dig då du anmält ditt intresse för sådana
utskick.

2. Personuppgifter
De personuppgifter som hanteras för att kunna individualisera sådana erbjudanden är:

• E-postadress

Huvudändamål: Individualisering av vårt erbjudande till dig

• Namn
• Användarnamn
• Kontaktuppgifter (e-postadress och telefonnummer)
• Ålder
• Kön
• Bostadsort alt. bolagsort
• Köphistorik
• Användargenererade data (t.ex. klick- och besökshistorik) på vår webbplats (för mer information, se vår cookiepolicy)
• Andra till oss angivna preferenser.

De digitala kanalerna kan vara sökmotorer som Google och Bing samt sociala medier, digitala nätverk för annonser och våra egna samt externa kundundersökningar.

4. Lagringstid
AJ produkter kommer att behandla de personuppgifter som krävs för att hålla din kundprofil aktiv så länge du är kund och har pågående ärenden med oss (t.ex. garantiärenden eller klagomål) och under den tid som du använder de digitala tjänsterna och för en tid om tolv (12) månader därefter för samma syfte därefter anonymiseras den. Anonymiseringsprocessen sker månadsvis. Kommunikation som har lämnats i våra digitala kanaler sparas tillsvidare.

5. Hur sker vår individualisering (dvs. hur behandlar vi dina uppgifter)?
Vi gör en analys på individnivå som antingen sorterar in informationen i en kundgrupp (s.k. kundsegment eller branschtyp) eller som resulterar i en unik profil. Insikterna från analysen ligger till grund för dina personliga och relevanta erbjudanden. Denna information används sedan som underlag vid skapandet av olika marknadsaktiviteter, så som e-postutskick och digitala annonser i samtliga medier företaget använder sig av.

Huvudändamål: Kampanjer baserat på din digitala interaktion

1. Ändamål och rättslig grund
För att du ska kunna få personliga erbjudanden och inspiration som bygger på sådant som du visat intresse för på AJ Produkters webbplats eller i våra kanaler. Om du har tillåtit alla cookies och därmed samtyckt till vår cookiepolicy har du även samtyckt till denna behandling. För mer information om hur du nekar cookies, se vår cookiepolicy.

2. Personuppgifter

• Användargenererade data (t.ex. klick- och besökshistorik) på vår webbplats.

3. Lagringstid
För mer information samt lagringstid se vår cookiepolicy.

Huvudändamål: Utvärdering, utveckling och förbättring av AJ Produkter

1. Ändamål och rättslig grund
För att kunna tillgodose vårt intresse av att konstant utvärdera, utveckla och förbättra AJ Produkters erbjudande, våra kanaler och IT-system behandlas personuppgifterna som listas nedan med stöd av den rättsliga grunden intresseavvägning. AJ Produkter har ett berättigat intresse av att behandla köphistorik, klagomål och annan relaterad information för att bättre kunna utveckla vårt erbjudande och service till dig som kund. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att livscykelhantera, skydda och utveckla våra system, produkter och tjänster.

2. Underliggande ändamål
AJ Produkter kan komma att använda information som samlats in vid kundundersökningar, kundkontakt eller köphistorik för att använda informationen till analyser för företagsutveckling, t.ex. för att kunna utveckla vår webbplats och dess funktioner. Analyserna bidrar även till att säkerställa våra logistiska processer och prognoser för lagerhållning samt utveckling av vårt sortiment och för att skapa underlag för våra IT-system i syfte att generellt höja säkerheten för våra kunder, leverantörer och samarbetspartners.

3. Personuppgifter
Den absolut största mängden data som samlas in för detta ändamål kommer att vara anonymiserad. Viss information kan dock komma att innehålla vissa personuppgifter nämligen:

• Korrespondens och feedback avseende våra tjänster, produkter och service.

Om data samlas in och behandlas i identifierbar form när du kommunicerar med AJ Produkter kommer du att särskilt informeras om detta av oss. Övrig information som hanteras är anonymiserad, som exempelvis klick- och besökshistorik, telefonsamtal samt chattkonversationer, och är därför inte personuppgifter. Även tekniska data som rör enheter som används och dess inställningar, exempelvis domän, enheter, webbläsarinställningar och operativsystem kan komma att behandlas. Även denna data är anonymiserad och du kan aldrig som enskild individ identifieras av den.

4. Lagringstid
Dina personuppgifter lagras under samma period som anges i förhållande till respektive ovan angivet ändamål med behandlingen av dina personuppgifter ovan. Personuppgifter i loggar bevaras för felsökning och incidenthantering under en tid om tretton (13) månader räknat från tidpunkten för logghändelsen.

Dina rättigheter när vi behandlar dina personuppgifter

När vi behandlar dina personuppgifter har du ett antal rättigheter som är lagstadgade. Du har t.ex. rätt att få tillgång till alla personuppgifter vi behandlar om dig (s.k. utdrag), du har rätt att kräva att vi rättar felaktiga uppgifter och du kan kräva (i viss utsträckning) att vi raderar personuppgifterna. Dina rättigheter är:

• Rätt till information
• Rätt till registerutdrag
• Rätt till rättelse
• Rätt till radering
• Rätt tillbegränsning av behandling
• Rätt till dataportabilitet
• Rätt till invändning
• Rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten

Nedan går vi igenom några av de mest relevanta rättigheterna för dig. Om du vill läsa mer om dina rättigheter finns uttömmande information på IMY (Integritetsskyddsmyndigheten).

Din integritet är det viktigaste för oss. Därför är det viktigt för AJ Produkter att det råder full transparens avseende vår behandling av dina personuppgifter. Det är viktigt för oss att du har tillgång till de uppgifter vi har om dig och om du önskar få veta mer om dessa i detalj kan du begära ut ett s.k. registerutdrag. Det gör du enkelt genom att fylla i formuläret längst ner på sidan.

För att säkerställa att vi lämnar ut informationen till rätt person och att vi inte lämnar ut dina personuppgifter till någon annan måste vi få bevis om att det är du som begär ut informationen. I samband med att du lämnar in formuläret via vår webbplats kommer vi informera om hur du ska identifiera dig för att vi ska kunna hantera din inlämnade begäran.

Du kan även begära att vi tar bort dina kundkontaktuppgifter s.k. rätt till radering, samt rätt att få felaktiga uppgifter om dig rättade. En översyn och anonymisering av företagskunders kontaktuppgifter görs efter fyra (4) år om ingen transaktion har skett under den 4-årsperioden. Privatpersoner dvs. konsumentinformationen, följer samma process om anonymisering förutsatt att alla åtaganden från oss och kunden är avslutade.

Raderingen begär du enkelt genom att fylla i formuläret längre ner på sidan.

Om du önskar förändra eller rätta kundkontaktuppgifter eller avsäga dig marknadskommunikation som nyhetsbrev och katalogutskick, kan du enkelt göra det via mina sidor på vår webbplats, via nyhetsbrevet eller ringa in till vår kundservice på tel. 035-180 500.

Du har alltid rätt att lämna in ett klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten. Vi föredrar dock att du kontaktar oss som ett första steg så att vi kan lösa dina frågor och klagomål direkt med dig. Du når oss lättast genom att fylla i formuläret längre ner på sidan.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Vi använder IT-system för att skydda sekretessen, integriteten och tillgången till kundkontaktuppgifter. I vår organisation är det endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla vårt åtagande gentemot dig som kund som har tillgång till dem.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

1. Personuppgiftsbiträden

I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina personuppgifter med företag som är s.k. personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning i enlighet med våra instruktioner.

Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med:

• Transporter (logistikföretag och speditörer)
• Betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer)
• Marknadsföring (print och distribution, sökmotorer, sociala medier, digitala nätverk för annonser, mediebyråer eller reklambyråer)
• IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra ITlösningar).

När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen. Vi kontrollerar alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerheten och sekretessen för personuppgifter. Vi har skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden genom vilka de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav samt begränsningar och krav avseende internationell överföring av personuppgifter.

2. Företag som är självständigt personuppgiftsansvariga

Vi delar även dina personuppgifter med vissa företag som är självständigt personuppgiftsansvariga. Att företaget är självständigt personuppgiftsansvarig innebär att det inte är vi som styr hur informationen som lämnas till företaget ska behandlas.

Självständiga personuppgiftsansvariga som vi delar dina personuppgifter med är:

• Statliga myndigheter (polisen, skatteverket eller andra myndigheter) om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller vid misstanke om brott
• Företag som ombesörjer allmänna varutransporter (logistikföretag och speditörer)
• Företag som erbjuder betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer).

När dina personuppgifter delas med ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller det företagets integritetspolicy och personuppgiftshantering.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Vi strävar alltid efter att dina kundkontaktsuppgifter ska behandlas inom EU/EES och alla våra egna IT-system finns inom EU/EES. Vid systemmässig support, underhåll och utveckling kan vi dock vara tvungna att överföra informationen till ett land utanför EU/EES, t.ex. om vi delar dina kundkontaktsuppgifter med ett personuppgiftsbiträde som, antingen själv eller genom en underleverantör, är etablerad eller lagrar information i ett land utanför EU/EES. Biträdet får i dessa fall endast ta del av den information som är relevant för ändamålet.

Oavsett i vilket land dina kundkontaktsuppgifter behandlas vidtar vi alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att skyddsnivån är densamma som inom EU/EES. Vi har som krav i våra avtal med personuppgiftsbiträdena att de alltid ska följa de lagar och regler som GDPR och svensk integritetslagstiftning ställer upp, och att inga uppgifter får överföras till ett land utanför EU/EES om det inte finns avtal, adekvat skyddsnivå eller bindande företagsregler. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid här på ajprodukter.se.

Om webbplatsen

Denna information gäller endast för denna webbplats, och gäller därmed inte på webbplatser som ägs av tredje part. För länkar på vår webbplats som leder dig till en annan webbsida omfattas dessa av respektive företags och webbplats integritetspolicy. Eftersom de länkade sidorna inte kontrolleras av AJ Produkter, kan vi inte ansvara för innehållet på dessa webbplatser. Du bör därför läsa sekretesspolicyn på webbplatsen du besöker.

Vi är medlemmar i Svensk Distanshandel och certifierade med Trygg E-handel som innehåller en rad bestämmelser för att du som kund ska kunna känna dig trygg.

Om javascript på ajproduker.se

Vår webbsida ajprodukter.se innehåller javascript. Det är en kodteknik som används för att du som besökare ska kunna uppleva vår webbplats så bra och enkelt som möjligt. Kortfattat behövs javascript bland annat för att bilder ska visas korrekt, för att menyer, formulär och inloggning på mina sidor ska fungera smidigt samt vid hämtning och sortering av information.

Om cookies på ajprodukter.se

En cookie är en liten textfil som lagras på din enhet. Cookien i sig innehåller som regel inte någon personlig information, men kan göra det i vissa fall. Se vår cookiepolicy på ajprodukter.se/cookiepolicy för mer information om de cookies som används på AJ Produkters webbplats.