- AJ Produkter
- Inspiration
- Arbetsmiljö
- Stressforskaren: Så påverkar kontoret hur vi mår
Stressforskaren: Så påverkar kontoret hur vi mår
Cellkontor, öppet landskap eller aktivitetsbaserat? Hur vi sitter bidrar till hur vi mår och presterar. Aram Seddigh, doktor i arbets- och organisationspsykologi, har studerat hur olika kontorstyper påverkar stress och prestation. Hans slutsats är tydlig: en dåligt utformad arbetsmiljö kan kosta mer än man anar.
Prestation kopplas ofta till ledarskap och kultur. Väggar, avstånd, kvadratmeter och inredning hamnar mer sällan i centrum. Trots att de påverkar hur vi arbetar varje dag.
Aram Seddigh är doktor i arbets- och organisationspsykologi, legitimerad psykolog och har varit knuten till Stressforskningsinstitutet. I dag är han vd för WeOffice och rådgivare i arbetsplatsfrågor.
– En illa utformad lokal försämrar förutsättningarna för verksamheten att nå sina mål, även om ledarskapet och kulturen är bra, konstaterar han.
Så påverkar kontorsmiljön våra arbetsdagar
I sin doktorsavhandling från 2015 undersökte Aram Seddigh hur olika kontorstyper och arbetssätt påverkar medarbetares hälsa och produktivitet. I studien följde han över tusen personer i allt från cellkontor till stora öppna landskap och flexkontor. Mönstren var tydliga, särskilt när det gäller distraktion och kognitiv stress.
– Ju större landskapen blev, desto mer distraktion och sämre prestation hos medarbetarna. I ett försök fick deltagarna genomföra ett koncentrationskrävande arbetsminnestest i sina ordinarie arbetsmiljöer. Resultaten följde samma linje: ju större landskap, desto svårare att nå höga resultat.
– När vi jämförde med dem som satt i cellkontor framkom det att de presterade lika dåligt under normala arbetsförhållanden. Det tror vi beror på att man tillämpar open door-policy och att kollegor kommer in och börjar prata, vilket leder till avbrott. Man behöver bli bättre på att aktivt skapa förutsättningar för fokus även på cellkontor.
När kontorsmiljön formas med omsorg – oavsett om det handlar om cellkontor, öppna ytor eller en blandning – skapas förutsättningar för både fokus och välbefinnande i arbetsvardagen. I ett cellkontor kan till exempel stora gardiner både ge avskildhet och signalera om man är tillgänglig eller vill arbeta ostört.
I ett öppet kontorslandskap med olika sorters arbetsytor är skärmväggar ett enkelt sätt att både dämpa ljud och skapa rum i rummet. På så sätt kan gemensamt och eget arbete ske samtidigt, med mindre distraktion.
Grundfrågor för ett fungerande kontor
När organisationer gör om sina kontor menar Aram Seddigh att man ofta börjar i fel ände.
– Man hoppar ganska snabbt in på själva lösningen och utgår från nuläget, räknar på vilka ytor man har och antal anställda och gör en bedömning utifrån det.
I stället återkommer han till fyra grundfrågor som behöver vara lösta för att ett kontor ska fungera: är det rätt dimensionerat, finns det tillräcklig variation av ytor, stödjer utformningen önskade samarbeten – och går miljön faktiskt att använda som det är tänkt?
Den första frågan handlar om proportioner:
– Om man underskattar behovet av yta blir det för trångt, vilket leder till att människor undviker platsen. Överskattar man det blir det öde och tomt, och det finns också ekonomiska aspekter i det.
Men rätt antal kvadratmeter löser inte allt. Frågan är vad de faktiskt används till. Vissa arbetsuppgifter kräver tyst koncentration. Andra bygger på samtal och gemensamt problemlösande. Om miljön inte tillåter växling mellan dessa lägen uppstår friktion.
– Man måste lyfta blicken och ta fram en genomtänkt arbetsplatsstrategi där man väger in alla behov och verksamhetens förutsättningar.
Strategin handlar inte bara om yta utan också om relationer. Vilka behöver arbeta tätt? Vilka behöver kunna stänga om sig? Den fysiska utformningen måste samspela med digitala verktyg och organisationens sätt att arbeta.
Lever vi som vi själva lär? På AJ Produkters egna kontor i Halmstad har vi byggt för att tillgodose olika sätt att arbeta. Vi har egna kontorsplatser såväl som gemensamma arbetsytor och loungegrupper men också..
...mindre fokusrum för ostört arbete och mötes-och konferensrum i olika storlekar när medarbetare vill, och behöver, kunna stänga om sig.
5 395 kr
exkl. moms
14 995 kr
exkl. moms
5 695 kr
exkl. moms
Balans mellan samarbete och koncentration
I öppnare och mer flexibla miljöer blir en annan aspekt särskilt tydlig: möjligheten att dra sig undan.
– För att vi ska kunna samarbeta måste behovet av avskildhet vara uppfyllt. Annars flyr medarbetarna arbetsplatsen och är inte närvarande för att kunna samarbeta.
I praktiken handlar det om att snabbt kunna ställa om mellan arbetsuppgifter.
– Tänk på den så kallade 30 sekunders-regeln. Det ska ta högst en halv minut att resa sig, förflytta sig till en annan yta och komma igång. Är ytan längre bort, sjunker incitamenten att faktiskt förflytta sig. Och då försvåras det för önskade beteenden. Det är här kontorets användbarhet prövas i vardagen.
Det ska vara både lätt och gå snabbt att ta sig till en alternativ arbetsyta. Att byta arbetsställning är dessutom ett perfekt sätt att få igång blodcirkulationen och få mer energi. Läs mer i bloggen om varför du ska undvika att sitta stilla.
Enligt Castellums rapport Framtidens arbetsliv 2024 tycker hela 81 procent att kontorsmiljön är viktig när de söker en ny tjänst. Så en välplanerad arbetsmiljö ska inte underskattas. Även arbete där det krävs extra fokus måste kunna utföras på arbetsplatsen - och då behöver arbetsplatsen vara planerad för att det ska vara möjligt.
Uttrycket känns igen på många arbetsplatser: ”Jag behöver koncentrera mig i morgon så jag jobbar hemifrån”.
– Det är ett tydligt tecken på att arbetsplatsen inte tillgodoser alla behov. Och det är problematiskt, inte minst för dem som inte har en bra miljö hemma att arbeta i.
Ett kontor behöver därför rymma både samarbete och ostörd koncentration. Annars söker sig medarbetarna bort när arbetet kräver fokus.
Grunden är, enligt Aram Seddigh, enkel:
– Uppskatta ytbehovet rätt, skapa variation i miljöerna utifrån verksamhetens behov och jobba aktivt med att öka användbarheten på arbetsplatsen. Då skapar man förutsättningar för både prestation och återhämtning.
