Aktivitetsbaserat kontor med plats för kreativitet och samarbete
Att arbeta aktivitetsbaserat
I det aktivitetsbaserade kontoret saknas fasta skrivbordsplatser, istället väljs miljö efter uppgift. Medarbetare kan välja var de blir mest effektiva – oavsett om de vill stå upp och jobba, sitta mjukt i en soffa, koncentrera sig helt i tystnad eller brainstorma i dynamiska miljöer. Här finns ett flertal olika miljöer – ett innovativt upplägg som ofta leder till ökad trivsel, kreativitet, produktivitet och välmående.
Flexkontor eller aktivitetsbaserat kontor?
Det finns vissa likheter mellan det som kallas flexkontor och ett aktivitetsbaserat kontor. På flexkontoret har inte medarbetarna någon bestämd plats, men alla arbetsstationer är ungefär likadana. Den tydliga indelningen i olika aktivitetszoner som finns på en aktivitetsbaserad arbetsplats saknas.
Nya förutsättningar för effektivt arbete
Att arbeta aktivitetsbaserat handlar inte bara om nya möbleringslösningar utan även om ett förändringsarbete när det gäller arbetssätt. I takt med den moderna tekniken minskar behovet av fasta skrivbordsplatser. Med internetuppkoppling kan vi göra vårt jobb oavsett var vi befinner oss – via våra smartphones, läsplattor, laptops eller molntjänster. Ur en ergonomisk synvinkel är det aktivitetsbaserade kontoret utmärkt då du enkelt kan variera din arbetsställning och flytta från en kontorsmiljö till en annan under arbetsdagen.
Börja med att göra en ordentlig analys av vilka aktiviteter som utförs på arbetsplatsen så att den nya miljön stödjer dessa. Varje kontor måste hitta sin egen unika lösning. Fundera på några nyckelfrågor: Vad har du för behov och hur kan inredningen stödja ditt arbete? Hur jobbar du idag och hur vill du helst jobba i framtiden?
Inred i tysta och sociala zoner
Ett aktivitetsbaserat kontor är oftast uppdelat i olika zoner: en lugn zon, en mellanzon och en aktiv zon. I den lugna zonen arbetar man tyst och ostört – perfekt för enskilda samtal, möten som kräver sekretess eller uppgifter som kräver hög koncentrationsnivå. Möjligheten att arbeta med fokuskrävande uppgifter i lugn och ro är en mycket viktig del i konceptet som inte får glömmas bort. Utan tillräckligt med tysta zoner kan det aktivitetsbaserade kontoret bli en stressande arbetsmiljö istället för den kreativa miljö som är målet.
I mellanzonen sitter man tillsammans med sina kollegor på liknande sätt som i ett öppet kontorslandskap. Där kan skärmväggar och bordsskärmar öka trivseln och hålla ljuden på en lämplig nivå. I den aktiva arbetszonen finns gott om utrymme för livliga diskussioner eller exempelvis kreativt arbete i grupp. Allt handlar om att välja en arbetsmiljö som passar för stunden.
Aktiva mötesrum med olika funktioner
Att ha flera mötesrum på kontoret är effektivt eftersom olika grupper då kan ha möten samtidigt. Med variation på inredningen skapas skiftande miljöer. Ett rum kan ha ett höj- och sänkbart konferensbord och är därmed som gjort för brainstorming. Faktum är ju att vi både blir mer kreativa och bättre på att samarbeta när vi står upp. För att inga idéer ska gå förlorade finns det gott om kreativa verktyg som skrivtavlor, färgpennor, papper med mera.
I vissa fall passar ett traditionellt konferensbord bäst, till exempel under formella möten med styrelsen eller en viktig kund. Eftersom sådana möten kan bli långvariga är bekväma, tygklädda konferensstolar ett bra val. Den här kombinationen av bord och stolar fungerar även utmärkt som en inbjudande arbetsplats för deltagarna i ett större projekt.
Tips! Använd en praktisk kontorsväska
När du byter rum behöver du förstås ta med dig dina saker. Med en kontorsväska kan du enkelt bära med dig laptop, skrivblock, pennor, mobiltelefon och annat som du behöver under dagen.
Välj flexibla möbler
Det aktivitetsbaserade kontoret bygger på flexibla möbleringslösningar som kan användas på olika sätt för olika behov. Välj därför exempelvis möbler med hjul. Höj-och sänkbara skrivbord eller ståbord och högre pelarbord skapar utrymme för snabba, spontana möten och mjuka loungemöbler blir uppskattade sittplatser. Ge medarbetarna många olika alternativ av sittmöbler såsom ergonomiska kontorsstolar, balansbollar och balanspallar som tränar kroppens muskulatur. Inred med ljuddämpande produkter som skärmväggar och ljudabsorbenter.
Ett tips är att välja möbler och inredning som matchar varandra. Det beror inte bara på att en enhetlig stil och färgskala är snygg just nu, det kan även vara praktiskt om något år då vissa möbler kanske behöver flyttas till andra rum. De kommer passa in hur kontoret än möbleras om.
Positiva effekter av ett aktivitetsbaserat kontor
- Ökad hälsa: Ett aktivitetsbaserat kontor kan leda till ökad hälsa genom att medarbetarna på ett naturligt sätt rör på sig och förändrar arbetsställning flera gånger under dagen. Det är utmärkt ur ett ergonomiskt perspektiv.
- Anpassad arbetsmiljö: Medarbetarna kan anpassa sin arbetsmiljö efter aktuell uppgift vilket gynnar såväl trivsel som koncentration och produktivitet.
- Förbättrad arbetsgemenskap: Den sociala interaktionen ökar då det finns flera naturliga platser för såväl korta som långa möten. Vid ett ståbord är det enkelt att samlas för en snabb överläggning om frågor uppkommer.
- Kostnadseffektivt: Numera är hybridarbete väldigt vanligt och med ett aktivitetsbaserat kontor utan en specificerad plats för varje medarbetare kan kontorsytan ofta minskas och inga skrivbord behöver stå tomma.
Risker med ett aktivitetsbaserat kontor
- Försämrad ergonomi: Att inte ha sin egen anpassade arbetsplats kan göra att den ergonomiska situationen försämras för exempelvis den som sitter ned mycket och arbetar vid dator.
- Ökad oro: Det passar inte alla att byta arbetsmiljö flera gånger om dagen. Hos vissa personer skapar det stress istället för kreativitet.
- Slitage på kontorsmöbler: Se till att köpa kontorsmöbler av hög kvalitet som tål att justeras flera gånger per dag. När skrivbordsstolar och skrivbord höjs och sänks varje gång en ny medarbetare intar platsen kan det öka slitaget jämfört med om en person använder samma arbetsplats varje dag.
- Buller: När det blir mer rörelse och förflyttningar på kontoret ökar även ljudnivån. Med bra planering och ljuddämpande åtgärder kan detta problem effektivt motverkas.
Ett kontorskoncept för er?
Det kreativa och flexibla kontoret är en kontorslösning väl värd att fundera över. Kanske är det ett koncept som skulle gynna er verksamhet? Ett aktivitetsbaserat kontor passar förträffligt på vissa arbetsplatser och mindre bra på andra. Diskutera och fundera noga igenom hur det skulle fungera hos er innan beslut tas för en övergång. Ta gärna hjälp av en expert inom området.
